How-To: Set Up Document Sets in SharePoint 2010

Inspiriert durch die Grobkonzeption für ein umfangreiches SharePoint 2010 Projekt möchte ich heute kurz auf Document-Sets, oder deutsch Dokumentenmappen, eingehen.

Dokumente können in SharePoint 2010 endlich als Dokumentenmappen oder „Akten“ verwaltet werden. Für diese Dokumentenmappe werden verschiedene Features zur Verfügung gestellt:

  • Die Rechte können auf der Ebene der Mappe vergeben werden
  • Eine Dokumentenmappe kann die gleichen Metadaten für alle Dokumente verwalten
  • Die Dokumentenmappe hat eine Versionierung
  • Workflows können für die komplette Dokumentenmappe eingerichtet und gestartet werden.

Wie richte ich eine Dokumentenmappe in SharePoint 2010 ein? Das Ganze ist recht einfach.

Zuerst muss das Websitesammlungsfeature „Dokumentenmappe“ aktiviert werden. Gehe dazu auf Websiteaktionen/Websiteeinstellungen unter Websitesammlungsverwaltung der Punkt Websitesammlungsfeatures und aktiviere „Dokumentenmappen“.

Gehe danach in eine beliebige Dokumentenbibliothek Deines Portals und aktiviere für die Bibliothek über die Bibliothekseinstellungen/Erweiterte Einstellungen Die Verwaltung von Inhaltstypen zulassen. Anschließend füge in den Einstellungen für die Dokumentbibliothek unter Inhaltstypen den Inhaltstyp Dokumentenmappe hinzu.

Der Inhaltstyp muss auf der Schaltfläche sichtbar sein.

Danach kannst Du über das Menü „Neu“ eine neue Dokumentenmappe erstellen.

Dir steht danach sofort die Mappe zur Verfügung.

SharePoint 2010 Document-ID´s

In Vorbereitung auf eine Kundenpräsentation möchte ich heute die Funktionen und Möglichkeiten von Document-ID´s in SharePoint 2010 beleuchten. Jeder der mit SharePoint 2007 arbeitet oder gearbeitet hat kennt das Problem: Kaputte Links zu Dokumenten weil diese verschoben wurden und der Link nicht aktualisiert wurde. Oder die Weitergabe von Links an Kollegen mit einer URL die manchmal 2 Zeilen lang ist!

SharePoint 2010 enthält jetzt ein neues Site Collection Feature: den Dokument-ID-Dienst.

Ziel dieses Dienstes ist die Vergabe von Eindeutigen Dokument-IDs um Dokumente Speicherort unabhängig aufzurufen. Aktiviert wird dieser Dienst als Website-Collection Feature über Websiteaktionen/Website Einstellungen/Websitesammlungsverwaltung/Websitesammlungsfeatures/Dokument-ID-Dienst. Wer nach der Aktivierung nun die Eigenschaften eines Dokumentes aufruft sieht sehr schnell die neu hinzugekommene Dokument-ID.

Diese ID ist in der Farm eindeutig und wird auch beim hochladen eines Dokumentes in die Site Collection erzeugt. Sollte eine Dokument keine ID besitzen kann die Vergabe über einen Timer Job (Document ID assignment job) angestoßen werden.

Der Link mit der Dokument-ID kann natürlich kopiert werden – sie sehen dann eine URL mit folgendem Aufbau:

http://<sitecollectionurl&gt; /_layouts/DocIdRedir.aspx?ID=2H2UAXF4SAXP-20-98

Es gibt jetzt also eine ASPX Site im Layoutverzeichnis mit dem Namen DocIdRedir.aspx und die Document-ID wird gleichwohl als QueryString Parameter angehangen. Da diese Document-ID dem Dokument Farmweit eindeutig und Standortunabhängig zugeordnet ist kann das Dokument also in der Farm verschoben werden und erlaubt es dem User trotzdem, dieses Dokument über die URL http://<sitecollectionurl>/_layouts/DocIdRedir.aspx?ID=2H2UAXF4SAXP-20-98 aufzurufen.