SharePoint 2010 Document-ID´s

In Vorbereitung auf eine Kundenpräsentation möchte ich heute die Funktionen und Möglichkeiten von Document-ID´s in SharePoint 2010 beleuchten. Jeder der mit SharePoint 2007 arbeitet oder gearbeitet hat kennt das Problem: Kaputte Links zu Dokumenten weil diese verschoben wurden und der Link nicht aktualisiert wurde. Oder die Weitergabe von Links an Kollegen mit einer URL die manchmal 2 Zeilen lang ist!

SharePoint 2010 enthält jetzt ein neues Site Collection Feature: den Dokument-ID-Dienst.

Ziel dieses Dienstes ist die Vergabe von Eindeutigen Dokument-IDs um Dokumente Speicherort unabhängig aufzurufen. Aktiviert wird dieser Dienst als Website-Collection Feature über Websiteaktionen/Website Einstellungen/Websitesammlungsverwaltung/Websitesammlungsfeatures/Dokument-ID-Dienst. Wer nach der Aktivierung nun die Eigenschaften eines Dokumentes aufruft sieht sehr schnell die neu hinzugekommene Dokument-ID.

Diese ID ist in der Farm eindeutig und wird auch beim hochladen eines Dokumentes in die Site Collection erzeugt. Sollte eine Dokument keine ID besitzen kann die Vergabe über einen Timer Job (Document ID assignment job) angestoßen werden.

Der Link mit der Dokument-ID kann natürlich kopiert werden – sie sehen dann eine URL mit folgendem Aufbau:

http://<sitecollectionurl&gt; /_layouts/DocIdRedir.aspx?ID=2H2UAXF4SAXP-20-98

Es gibt jetzt also eine ASPX Site im Layoutverzeichnis mit dem Namen DocIdRedir.aspx und die Document-ID wird gleichwohl als QueryString Parameter angehangen. Da diese Document-ID dem Dokument Farmweit eindeutig und Standortunabhängig zugeordnet ist kann das Dokument also in der Farm verschoben werden und erlaubt es dem User trotzdem, dieses Dokument über die URL http://<sitecollectionurl>/_layouts/DocIdRedir.aspx?ID=2H2UAXF4SAXP-20-98 aufzurufen.

Über Erik Neumann
IT Consultant, MCP, MCTS, MCITP, ecspand your SharePoint! http://www.ecspand.de

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