ecspand Consulting Schulung – Tag 3

Heute war Prüfungstag! Vorab lerne wir noch den Routing Service kennen und verfestigen unser Wissen in einer umfangreichen Praxisübung: Erweiterung eines Aktenplans um Eingangsrechnungen und eine Lieferantenakte. Dazu wird selbstverständlich die Suchausgabe angepasst und Business Data wird erweitert.

Nach der Mittagspause lerne wir dann ein weiteres mächtiges Instrument von ecspand kennen: den Import Service nebst Object Monitor. Mit dem Import Service werden bei Ablage im Filesystem Dokumente automatisch in den SharePoint verschoben und Metadaten gesetzt. Die Dokumente können dabei aus SAP oder Dynamics NAV, AX oder CRM kommen. Die Konfiguration des Import Service erfolgt wieder über XML – hier wird festgelegt auf welche Dokumenttypen der Service reagiert und wie die Metadaten, welche in einem extra Fileformat zusätzlich zum eigentlich Dokument bereitgestellt werden, verarbeitet werden. Der Service ist schnell konfiguriert so dass wir gute Ergebnisse beim automatischen Bereitstellen von Dokumente aus dem Filesystem in unseren Aktenplan im SharePoint erzielen!

Danach besprechen wir noch Aspekte des ecspand Projektmanagements und bekommen Erläuterungen zum Support. Zum Ende der Veranstaltung heißt es dann alles Wissen noch einmal abrufen und in einer Prüfung darlegen. Die Prüfungsfragen sind ok. Ich denke das ich gut durchgekommen bin und bestanden habe ;-).

So bleibt eigentlich nur noch zu sagen: vielen Dank Johannes für die sehr gute 3 Tages-Schulung, vielen Dank d.velop consulting & solutions für die gute Betreuung, das Essen und die Räumlichkeiten und vielen Dank an die anderen Teilnehmer für die guten und interessanten technischen Gespräche. Gerne bin ich bei der speziellen Schulung zum ecspand Vertragsmanagement wieder mit dabei.

Advertisements

ecspand Consulting Schulung – Tag 2

Tag 2 der ecspand Consulting Schulung – d.h. heute gehen wir an´s eingemachte. Auf dem Plan stehen die Konfiguration des Storage Managers und eine Session zur Fehleranalyse und Fehlerbehebung der bereits installierten und konfigurierten Komponenten Image Service, Rendition Service, Process Manager sowie der in SharePoint konfigurierten Bestandteile. Im Anschluss der Fehlersession geht´s dann endlich an den Aktenplan (Record Organizer), die Konfiguration dazu im SharePoint sowie die Business Data Komponente. Viel XML ist gefordert. Codebeispiele dazu gibt´s von Johnannes.

Der Storage Manager arbeitet mit den verschiedensten Systemen zusammen, unter anderem NetApp, Centera und einige mehr. Weitere Adapter werden mitgeliefert.

Beeindruckend ist die einfache Bereitstellung des Suchcenters im SharePoint welches automatisch mit der Aktivierung des Features ausgerollt wird. Noch ist im Aktenplan WebPart nichts zu sehen. Doch das wird J

Für die Bereitstellung eines Aktenplan sind in der Praxis einige Vorarbeiten zu leisten. Johannes stellt uns dazu eine Excel Datei zur Verfügung mit der sich in einer Matrix Inhaltstypen, Metadaten und Aktenarten visualisieren lassen. Die eigentliche Aktenplan Konfiguration wird mittels XML durchgeführt. Im Vorfeld werden die benötigten Listen und Content Types auf Basis der Matrix im SharePoint angelegt. Auch hier gibt es wieder aus der Praxis Code Bespiele von Johannes damit wir es leichter haben.

Die Struktur lässt sich direkt nach dem Bereitstellen im SharePoint überprüfen. Wie gehabt ist bei der Bearbeitung von XML volle Konzentration gefordert.

Nachdem der Aktenplan aufgebaut wurde können erste Dokumente in Bezug gebracht werden. Die Aktenansicht ermöglicht neben der Darstellung aller zugehörigen Dokumente in der Akte (im Beispiel haben wir die Struktur Kundenakte + Projektakte) auch die direkte Darstellung des Dokuments über den Image Service! Klasse!

Im Anschluss wenden wir uns dem Business Data Service zu. Was macht der? Er legt für uns Eventgesteuert Akten an, füllt Metadaten automatisiert auf oder steuert die automatisierte Ablage von Dokumenten im System. Auch hier kommt wieder XML zum Einsatz.

Fazit: mit Hilfe des Record Organizers und des Business Data Services lassen sich zügig Aktenpläne in SharePoint realisieren. Der Business Data Service erlaubt die Automatisierung bestimmter Prozesse. ECM in Reinkultur! Was möchte der ambitionierte SharePoint User mehr! So wird die Ablage von Dokumenten SharePoint bedeutend erweitert und um viele nützliche Funktionen ergänzt.

ecspand Consulting Schulung – Tag 1

Heute war also der Start der ecspand Consulting Schulung in München – darauf gefreut habe ich mich schon seit meinem Start bei der Portal Systems Consulting in Potsdam! Doch der Reihe nach:

Aufgestanden bin ich um 4:40 Uhr, um 5:20 Uhr ging es dann mit dem Taxi Richtung Tegel Airport. Soweit so gut, der Flieger sollte eigentlich um 6:25 Uhr abheben, wegen Nebels in München standen wir bis 6:50 Uhr am Rollfeld – d.h. ich komme zu spät! Verdammt. Schnell also an Johannes noch eine Mail geschickt. In München angekommen ging es dann mit den Öffentlichen zum Messegelände – hier findet übrigens zurzeit die SharePoint Konferenz statt. Schade eigentlich – aber zerteilen kann man sich ja nicht. Um 9:20 Uhr war ich dann endlich im Schulungsraum bei der d.velop consulting & solutions. Mit der Einleitung hatte Johannes schon begonnen, verpasst hatte ich zum Glück nicht´s und beginne gleich die Vorstellungsrunde! Das Auditorium ist klein, insgesamt sind wir 5 Teilnehmer, so kann viel gelernt werden.

Sinn und Zweck der Veranstaltung: ecspand installieren und konfigurieren können! In den letzten Tagen hatte ich schon einiges zum Leistungsvermögen der Lösung gesehen. Aber was ist ecspand eigentlich? Ein kurzer Auszug aus der Website http://ecspand.de/Seiten/home.aspx dazu:

ecspand erweitert den SharePoint zur echten ECM-Plattform (in der Tat!)

Der SharePoint:
Microsoft SharePoint ist eine integrierte Suche mit Serverfunktionen, die dazu beitragen, die Effektivität einer Organisation und Zusammenarbeit zu verbessern: umfassendes Content Management, unternehmensweite Suche, Beschleunigung der Geschäftsprozesse und einfache, Bereichsgrenzen überschreitende, gemeinsame Daten- und Dokumentennutzung für einen besseren Einblick in die Unternehmensabläufe.

Enterprise Content Management (ECM):
Enterprise Content Management sind die Technologien zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Inhalten und Dokumenten zur Unterstützung von organisatorischen Prozessen. ECM Werkzeuge und Strategien erlauben die Verwaltung aller strukturierten und unstrukturierten Informationen und Dokumente eines Unternehmens.

ecspand ist das technologisch optimale Produkt für Microsoft SharePoint und bietet neben dem Standard Services, Produkte und fertig vorkonfigurierte ECM-Lösungen: alles einfach, alles komplett, alles auf einen Blick, alles revisionssicher – mit der vollen Integration der bekannten Office-Werkzeuge.

Eine Übersicht über alles ecspand-Lösungen finden Sie hier.

Das heutige Programm dazu war recht straff – Johannes erklärt alles sehr genau und gegen 15 Uhr laufen die ecspand Core Services mit dem Image und Rendition Service in SharePoint 2007 in meiner VM – Probleme Dienstprobleme sind dabei schnell gelöst. In der CA des MOSS2007 Systems findet sich dann auch gleich der ecspand Bereich:

Wir konfigurieren im Anschluss dann ecspand auch in der Websitesammlung und siehe da: ein erstes Dokument (docx) wird ohne Schwierigkeiten in PDF umgewandelt! Herrlich, eine Lösung die funktioniert!

Unerwartetes Verhalten der Lösung bei anderen Schulungsteilnehmern und auch ein meiner VM mit der Standard Dok Bib „Freigegebene Dokumente“ dienen uns gleich dazu, Fehlersuchszenarien durchzuspielen. Gut für die Prüfung am Freitag – Johannes gibt sehr nützliche Hinweise!

Den Storage Service haben wir heute leider nicht mehr geschafft – dafür geht es morgen früh eine halbe Stunde eher los. D.h. für jetzt: meine Testumgebung für eine ecspand 2010 Installation auf SharePoint 2010 weiter vorbereiten ( i like SP2010), Arsenal vs. Barcelona weiter gucken und dann ab ins Bett.

Stay tuned!