ecspand Consulting Schulung – Tag 2

Tag 2 der ecspand Consulting Schulung – d.h. heute gehen wir an´s eingemachte. Auf dem Plan stehen die Konfiguration des Storage Managers und eine Session zur Fehleranalyse und Fehlerbehebung der bereits installierten und konfigurierten Komponenten Image Service, Rendition Service, Process Manager sowie der in SharePoint konfigurierten Bestandteile. Im Anschluss der Fehlersession geht´s dann endlich an den Aktenplan (Record Organizer), die Konfiguration dazu im SharePoint sowie die Business Data Komponente. Viel XML ist gefordert. Codebeispiele dazu gibt´s von Johnannes.

Der Storage Manager arbeitet mit den verschiedensten Systemen zusammen, unter anderem NetApp, Centera und einige mehr. Weitere Adapter werden mitgeliefert.

Beeindruckend ist die einfache Bereitstellung des Suchcenters im SharePoint welches automatisch mit der Aktivierung des Features ausgerollt wird. Noch ist im Aktenplan WebPart nichts zu sehen. Doch das wird J

Für die Bereitstellung eines Aktenplan sind in der Praxis einige Vorarbeiten zu leisten. Johannes stellt uns dazu eine Excel Datei zur Verfügung mit der sich in einer Matrix Inhaltstypen, Metadaten und Aktenarten visualisieren lassen. Die eigentliche Aktenplan Konfiguration wird mittels XML durchgeführt. Im Vorfeld werden die benötigten Listen und Content Types auf Basis der Matrix im SharePoint angelegt. Auch hier gibt es wieder aus der Praxis Code Bespiele von Johannes damit wir es leichter haben.

Die Struktur lässt sich direkt nach dem Bereitstellen im SharePoint überprüfen. Wie gehabt ist bei der Bearbeitung von XML volle Konzentration gefordert.

Nachdem der Aktenplan aufgebaut wurde können erste Dokumente in Bezug gebracht werden. Die Aktenansicht ermöglicht neben der Darstellung aller zugehörigen Dokumente in der Akte (im Beispiel haben wir die Struktur Kundenakte + Projektakte) auch die direkte Darstellung des Dokuments über den Image Service! Klasse!

Im Anschluss wenden wir uns dem Business Data Service zu. Was macht der? Er legt für uns Eventgesteuert Akten an, füllt Metadaten automatisiert auf oder steuert die automatisierte Ablage von Dokumenten im System. Auch hier kommt wieder XML zum Einsatz.

Fazit: mit Hilfe des Record Organizers und des Business Data Services lassen sich zügig Aktenpläne in SharePoint realisieren. Der Business Data Service erlaubt die Automatisierung bestimmter Prozesse. ECM in Reinkultur! Was möchte der ambitionierte SharePoint User mehr! So wird die Ablage von Dokumenten SharePoint bedeutend erweitert und um viele nützliche Funktionen ergänzt.

Über Erik Neumann
IT Consultant, MCP, MCTS, MCITP, ecspand your SharePoint! http://www.ecspand.de

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