ecspand Consulting Schulung – Tag 3

Heute war Prüfungstag! Vorab lerne wir noch den Routing Service kennen und verfestigen unser Wissen in einer umfangreichen Praxisübung: Erweiterung eines Aktenplans um Eingangsrechnungen und eine Lieferantenakte. Dazu wird selbstverständlich die Suchausgabe angepasst und Business Data wird erweitert.

Nach der Mittagspause lerne wir dann ein weiteres mächtiges Instrument von ecspand kennen: den Import Service nebst Object Monitor. Mit dem Import Service werden bei Ablage im Filesystem Dokumente automatisch in den SharePoint verschoben und Metadaten gesetzt. Die Dokumente können dabei aus SAP oder Dynamics NAV, AX oder CRM kommen. Die Konfiguration des Import Service erfolgt wieder über XML – hier wird festgelegt auf welche Dokumenttypen der Service reagiert und wie die Metadaten, welche in einem extra Fileformat zusätzlich zum eigentlich Dokument bereitgestellt werden, verarbeitet werden. Der Service ist schnell konfiguriert so dass wir gute Ergebnisse beim automatischen Bereitstellen von Dokumente aus dem Filesystem in unseren Aktenplan im SharePoint erzielen!

Danach besprechen wir noch Aspekte des ecspand Projektmanagements und bekommen Erläuterungen zum Support. Zum Ende der Veranstaltung heißt es dann alles Wissen noch einmal abrufen und in einer Prüfung darlegen. Die Prüfungsfragen sind ok. Ich denke das ich gut durchgekommen bin und bestanden habe ;-).

So bleibt eigentlich nur noch zu sagen: vielen Dank Johannes für die sehr gute 3 Tages-Schulung, vielen Dank d.velop consulting & solutions für die gute Betreuung, das Essen und die Räumlichkeiten und vielen Dank an die anderen Teilnehmer für die guten und interessanten technischen Gespräche. Gerne bin ich bei der speziellen Schulung zum ecspand Vertragsmanagement wieder mit dabei.

ecspand Consulting Schulung – Tag 2

Tag 2 der ecspand Consulting Schulung – d.h. heute gehen wir an´s eingemachte. Auf dem Plan stehen die Konfiguration des Storage Managers und eine Session zur Fehleranalyse und Fehlerbehebung der bereits installierten und konfigurierten Komponenten Image Service, Rendition Service, Process Manager sowie der in SharePoint konfigurierten Bestandteile. Im Anschluss der Fehlersession geht´s dann endlich an den Aktenplan (Record Organizer), die Konfiguration dazu im SharePoint sowie die Business Data Komponente. Viel XML ist gefordert. Codebeispiele dazu gibt´s von Johnannes.

Der Storage Manager arbeitet mit den verschiedensten Systemen zusammen, unter anderem NetApp, Centera und einige mehr. Weitere Adapter werden mitgeliefert.

Beeindruckend ist die einfache Bereitstellung des Suchcenters im SharePoint welches automatisch mit der Aktivierung des Features ausgerollt wird. Noch ist im Aktenplan WebPart nichts zu sehen. Doch das wird J

Für die Bereitstellung eines Aktenplan sind in der Praxis einige Vorarbeiten zu leisten. Johannes stellt uns dazu eine Excel Datei zur Verfügung mit der sich in einer Matrix Inhaltstypen, Metadaten und Aktenarten visualisieren lassen. Die eigentliche Aktenplan Konfiguration wird mittels XML durchgeführt. Im Vorfeld werden die benötigten Listen und Content Types auf Basis der Matrix im SharePoint angelegt. Auch hier gibt es wieder aus der Praxis Code Bespiele von Johannes damit wir es leichter haben.

Die Struktur lässt sich direkt nach dem Bereitstellen im SharePoint überprüfen. Wie gehabt ist bei der Bearbeitung von XML volle Konzentration gefordert.

Nachdem der Aktenplan aufgebaut wurde können erste Dokumente in Bezug gebracht werden. Die Aktenansicht ermöglicht neben der Darstellung aller zugehörigen Dokumente in der Akte (im Beispiel haben wir die Struktur Kundenakte + Projektakte) auch die direkte Darstellung des Dokuments über den Image Service! Klasse!

Im Anschluss wenden wir uns dem Business Data Service zu. Was macht der? Er legt für uns Eventgesteuert Akten an, füllt Metadaten automatisiert auf oder steuert die automatisierte Ablage von Dokumenten im System. Auch hier kommt wieder XML zum Einsatz.

Fazit: mit Hilfe des Record Organizers und des Business Data Services lassen sich zügig Aktenpläne in SharePoint realisieren. Der Business Data Service erlaubt die Automatisierung bestimmter Prozesse. ECM in Reinkultur! Was möchte der ambitionierte SharePoint User mehr! So wird die Ablage von Dokumenten SharePoint bedeutend erweitert und um viele nützliche Funktionen ergänzt.

ecspand Consulting Schulung – Tag 1

Heute war also der Start der ecspand Consulting Schulung in München – darauf gefreut habe ich mich schon seit meinem Start bei der Portal Systems Consulting in Potsdam! Doch der Reihe nach:

Aufgestanden bin ich um 4:40 Uhr, um 5:20 Uhr ging es dann mit dem Taxi Richtung Tegel Airport. Soweit so gut, der Flieger sollte eigentlich um 6:25 Uhr abheben, wegen Nebels in München standen wir bis 6:50 Uhr am Rollfeld – d.h. ich komme zu spät! Verdammt. Schnell also an Johannes noch eine Mail geschickt. In München angekommen ging es dann mit den Öffentlichen zum Messegelände – hier findet übrigens zurzeit die SharePoint Konferenz statt. Schade eigentlich – aber zerteilen kann man sich ja nicht. Um 9:20 Uhr war ich dann endlich im Schulungsraum bei der d.velop consulting & solutions. Mit der Einleitung hatte Johannes schon begonnen, verpasst hatte ich zum Glück nicht´s und beginne gleich die Vorstellungsrunde! Das Auditorium ist klein, insgesamt sind wir 5 Teilnehmer, so kann viel gelernt werden.

Sinn und Zweck der Veranstaltung: ecspand installieren und konfigurieren können! In den letzten Tagen hatte ich schon einiges zum Leistungsvermögen der Lösung gesehen. Aber was ist ecspand eigentlich? Ein kurzer Auszug aus der Website http://ecspand.de/Seiten/home.aspx dazu:

ecspand erweitert den SharePoint zur echten ECM-Plattform (in der Tat!)

Der SharePoint:
Microsoft SharePoint ist eine integrierte Suche mit Serverfunktionen, die dazu beitragen, die Effektivität einer Organisation und Zusammenarbeit zu verbessern: umfassendes Content Management, unternehmensweite Suche, Beschleunigung der Geschäftsprozesse und einfache, Bereichsgrenzen überschreitende, gemeinsame Daten- und Dokumentennutzung für einen besseren Einblick in die Unternehmensabläufe.

Enterprise Content Management (ECM):
Enterprise Content Management sind die Technologien zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Inhalten und Dokumenten zur Unterstützung von organisatorischen Prozessen. ECM Werkzeuge und Strategien erlauben die Verwaltung aller strukturierten und unstrukturierten Informationen und Dokumente eines Unternehmens.

ecspand ist das technologisch optimale Produkt für Microsoft SharePoint und bietet neben dem Standard Services, Produkte und fertig vorkonfigurierte ECM-Lösungen: alles einfach, alles komplett, alles auf einen Blick, alles revisionssicher – mit der vollen Integration der bekannten Office-Werkzeuge.

Eine Übersicht über alles ecspand-Lösungen finden Sie hier.

Das heutige Programm dazu war recht straff – Johannes erklärt alles sehr genau und gegen 15 Uhr laufen die ecspand Core Services mit dem Image und Rendition Service in SharePoint 2007 in meiner VM – Probleme Dienstprobleme sind dabei schnell gelöst. In der CA des MOSS2007 Systems findet sich dann auch gleich der ecspand Bereich:

Wir konfigurieren im Anschluss dann ecspand auch in der Websitesammlung und siehe da: ein erstes Dokument (docx) wird ohne Schwierigkeiten in PDF umgewandelt! Herrlich, eine Lösung die funktioniert!

Unerwartetes Verhalten der Lösung bei anderen Schulungsteilnehmern und auch ein meiner VM mit der Standard Dok Bib „Freigegebene Dokumente“ dienen uns gleich dazu, Fehlersuchszenarien durchzuspielen. Gut für die Prüfung am Freitag – Johannes gibt sehr nützliche Hinweise!

Den Storage Service haben wir heute leider nicht mehr geschafft – dafür geht es morgen früh eine halbe Stunde eher los. D.h. für jetzt: meine Testumgebung für eine ecspand 2010 Installation auf SharePoint 2010 weiter vorbereiten ( i like SP2010), Arsenal vs. Barcelona weiter gucken und dann ab ins Bett.

Stay tuned!

Einbinden von YouTube Videos auf SharePoint 2010 Seiten (via SharePoint and relevant Technologies)

Danke für den Post – ich nutze sonst eine andere Möglichkeit (Inhaltseditor mit .txt File) .. dieser Workaround hier ist eleganter.

Einbinden von YouTube Videos auf SharePoint 2010 Seiten Vor kurzem kam die Frage auf, wie man am besten YouTube Videos in SharePoint Seiten einbindet (embedded). Out-of-the-Box gibt es dazu keine einfache Funktionalität. Bloßes Copy & Paste in den HTML Editor des Inhalts-Editor-Webparts führen zu keinem Erfolg, da der Editor den eingefügten Code nochmals modifiziert/encodiert (XHTML). Ich habe nun zwei Lösungen gefunden: man benutzt den HTML Form Web Part und bindet den auf der YouTube abgerufenen … Read More

via SharePoint and relevant Technologies

Migration strategies and Step by Step – Migrating from MOSS 2007 to SharePoint 2010 (via Mrin’s Blog)

Thx 4 this post …

Migration strategies and Step by Step – Migrating from MOSS 2007 to SharePoint 2010 I was reading a post from Apoorv Durga, about migration strategies on software development. It is a fantastic post. It is really true that many of the migration falls due to poor planning or sometime negligence towards the basic. SharePoint 2010 lunched yesterday and a very interesting product from Microsoft. Many organisations already considering migrate from the existing version of MOSS 2007 to SP 2010. Organisations need to be very careful as … Read More

via Mrin’s Blog

SharePoint 2010 Service Accounts

Da grad die Frage bzgl. der Service Account´s in SP2010 an mich herangetragen wurde hier eine kurze Aufstellung zu den benötigten Accounts mit Berechtigungen als Zusammenfassung aus dem Todd Klindt´s Admin Blog:

Source: Todd Klindt´s Admin Blog

Author: Todd Klindt

Account name

Role

Domain rights

Local SharePoint Server rights needed

SQL rights needed

sp_install Used to install SharePoint binaries. Domain User Local administrator on all SharePoint boxes dbcreator and securityadmin SQL roles
sp_farm Farm account. Used for Windows Timer Service, Central Admin and User Profile serve Domain User Local Admin during UPS provisioning, log on locally right None
sp_webapp App pool id for content web apps Domain User None None
sp_serviceapps Service app pool id Domain User None None, unless using Office Web Apps. Them must give access to content databases manually
sp_search Search process id Domain User None None
sp_content Account used to crawl content Domain User None None
sp_userprofile1 Account used by the User Profile services to access Active Directory Must have Replicating Change permissions to AD. Must be given in BOTH ADUC and ADSIEDIT. If domain is Windows 2003 or early, must also be a member of the „Pre-Windows 2000“ built-in group. None None
sp_superuser2 Cache account Domain User Web application Policy Full Control

Web application super account setting

None
sp_superreader2 Cache account Domain User Web application Policy Full read

Web application super reader account setting

None

 

1) See http://technet.microsoft.com/en-us/library/ee721049.aspx and http://www.harbar.net/articles/sp2010ups.aspx

2) http://www.sharepointchick.com/archive/2010/10/06/resolving-the-super-user-account-utilized-by-the-cache-is.aspx

Daneben ist dies hier eine hilfreiche Quelle: http://technet.microsoft.com/en-us/library/ee662513.aspx

SharePoint 2010 Datenbanken – SQL Server Backup und Recovery mit Quest Recovery Manager

Hach, ich liebe das Internet! .. Da ich heute auf der Agenda das Thema SQL Server Backup für SharePoint zu stehen habe (als Einweisung der neuen Kollegen in die Betriebsthematik) freue ich mich umso mehr über den Artikel von Todd Klindt in seinem SharePoint Admin Blog!

Der Artikel beschreibt kurz und knapp die Einrichtung eines Wartungsplans im SQL Server 2008 über den Wizard bei gleichzeitiger Integritätsprüfung. Der Kommentar „Nice start .. but .. “ ist darüber hinaus hilfreich da ich bei allen Kunden und auch intern die Transaktionsprotokolle mit sichere. Auf Basis dieser Backups kann ein effektives Backup & Recovery Management im Rahmen eines Desaster Recovery Plans mit Quest Recovery Manager for SharePoint realisiert werden. Mit der Möglichkeit die SQL Server eigenen Backups zu nutzen und trotzdem bei einer Wiederherstellung alle Informationen zurückholen zu können ist das Tool im Preis/Leistungsverhältnis die erste Wahl für mich!. So, aber jetzt zum Artikel:

Source: Todd Klindt´s Admin Blog / Author: Todd Klindt

by  Todd O. Klindt on 1/16/2011 7:29 PM

Category: SharePoint 2007SharePoint 2010Sharepoint

I do a lot of SharePoint installs and one question I always ask before the engagement is over is „How are you going to back this all up?“ More often than I’m comfortable with, the answer is, „I don’t know.“ In those cases I tell them the very, very least they can do is to do database level backups with SQL. Many times I hear silence on the other end of the phone. Seems many SharePoint folks just aren’t comfortable in SQL and aren’t sure how to do backups. I decided to write up this quick walk through to send to folks to get them started. I hate it when people lose SharePoint data.

To do this you’ll need to an account that is a serveradmin on the SQL server and you’ll need to log in as that account and start SQL Server Management Studio (SSMS). This walk through was done on SQL 2008 R2, but it’s very similar on SQL 2008 and SQL 2005, so if you’re using either of those you should be able to follow along. Under Management right click on „Maintenance Plans“ and click „Maintenance Plan Wizard.“


Give the plan a name, like „Backup Database.“ You can also schedule the backups to run on this screen by clicking „Change…“


Next we’ll pick the things our maintenance plan will do We’ll check „Back Up Database (Full)“ as well as „Check Database Integrity.“ Corrupt databases back up just as well as uncorrupted databases. It’s good to run an integrity check just to make sure you’re backing up something that will actually help you if you need to do a restore.


Next choose the order the two jobs will run in. We’ll leave this at the defaults.


Next we pick which databases the integrity check will run against. Choose „All databases.“


Next we get to configure the backups. We are also going to back up „All databases“ to make sure we get everything. I also leave the defaults that create one file per database but do not create a folder for each backup. If your SKU of SQL supports backup compression you can also enable it here. I highly recommend it if it’s available to you.


Tada! The Maintenance Plan is created. Of course it needs to run before it does us any good. To run a Maintenance Plan right click on it and click Execute.


If this is the first time you’ve tried to run a Maintenance Plan on your SQL instance you might get the following error:


Just like the error says, this is because the SQL Server Agent is not started. To fix that, right click on the SQL Server Agent and click Start.


Now try to execute your Maintenance Plan again. It should work. Your next question should be, „This is freakin‘ cool! How do I schedule this?“ I’m glad you asked. To add a schedule right click on the Maintenance Plan and click Modify. At the top of the modify screen click the calendar to the right of the line that says, „Not scheduled (On Demand)“.


This will bring up a scheduling dialog that will let you schedule when your Maintenance Plan will run.

Thanks for reading this far, no go out there and back up some database.

tk

Comments

Nice start … but

 

A couple of points that I would add;
– include another job for backing up of the Transaction Log.  If no one is able to provide direction, a good general timeframe is Daily for Full Backup and Hourly for Transaction Log Backup
– add a cleanup job otherwise you’re going to run out space … especially with SharePoint.  Retain as long as you can, but allow for growth.
– I prefer to use the „Create a sub-dir for each database“.  With all of the SharePoint DB’s, Transaction Logs. etc, it can get pretty messy
– Change the path that the backups are made to different to where the databases are stored (if possible)
– Notification is also a good idea … but beyond the scope of a comment!

on 1/16/2011 8:35 PM

Need to backup Logs after full backup

 

Hi,
you also need to backup logs as well if its SQL 2008/R2.
Other wise your log files will grow up like a hell.

on 1/16/2011 8:36 PM

Re: Nice start … but

 

Thanks for the comment.

– I purposely avoided the topic of Recovery Models.
– Probably not a bad idea
– Cool
– It is a good idea to save the backups to a different drive or machine. I should have mentioned that.
– I didn’t want to cover operators either, so I ignored notifications.

tk

Todd O. Klindt on 1/16/2011 9:09 PM

Re: Need to backup Logs after full backup

 

I didn’t want to cover transaction logs or recovery models in this blog post. Maybe I’ll cover it in a later one.

tk

Todd O. Klindt on 1/16/2011 9:11 PM